Il DPCM 3 dicembre 2013 che disciplina le regole tecniche nel sistema di conservazione digitale dei documenti, menziona all’art. 6, tra i ruoli da individuare nel sistema di conservazione, accanto, dunque, all’utente e al produttore dei documenti, il Responsabile della conservazione.
Il medesimo articolo 6 al comma 2 precisa che i ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, a seconda che l’organizzazione scelga il modello in house oppure opti per demandare la gestione del sistema di conservazione dei documenti ad un soggetto terzo, come chiarito dall’art. 5. Questa precisazione salta il responsabile della conservazione e tale omissione ha provocato non pochi dubbi in merito al soggetto che può ricoprire tale incarico. Chi può essere Responsabile della conservazione? Deve trattarsi necessariamente di una persona fisica? Può essere anche un soggetto esterno all’organizzazione? Oppure è doveroso che la nomina sia riferita necessariamente ad un dipendente, quindi che il ruolo sia per forza interno all’organizzazione che procede alla conservazione dei documenti? E nell’ambito delle piccole realtà, come piccole società o ditte, chi è il responsabile della conservazione?
Partiamo col dire che il Responsabile della conservazione generalmente si identifica con il soggetto giuridico che procede alla conservazione digitale ovvero con il contribuente nel caso di documenti fiscalmente rilevanti e questo veniva a suo tempo precisato dalla circolare dell’Agenzia delle Entrate del 2006 n. 36, in cui l’amministrazione finanziaria precisava che “il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest'ultimo di designare un terzo; nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) ...