L'art. 2214 del codice civile stabilisce che l'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale (art. 2215, 2216; 634 c.p.c.) e il libro degli inventari (art.2217). Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite (art. 2220, 2560, 2709, 2711). Le disposizioni di non si applicano ai piccoli imprenditori (art. 2083, 2221).
L'art. 2219 precisa che "tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili", mentre l'art. 2216 stabilisce che il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa.
Oltre a quanto previsto dal codice civile, l'imprenditore è tenuto ad essere in possesso, secondo quanto disposto dall'art. 14 del DPR 600/1973, dei seguenti registri:
- i registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto;
- scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito;
- scritture ausiliarie di magazzino
Conservazione
Tutti i suddetti registri contabili vanno conservati per i "5 anni successivi a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale, che diventano 7 se la dichiarazione non è stata presentata. Dal punto di vista civilistico le scritture contabili vanno comunque conservate per 10 anni".