Con la circolare del 29 gennaio 2024, n. 1/E, l’Agenzia delle Entrate interviene per chiarire come scongiurare il rischio di violare la disciplina in materia di protezione dei dati personali quando si presenta un titolo al conservatore ai fini della pubblicità immobiliare.
Per ottemperare agli obblighi di pubblicità immobiliare, quindi, per trascrivere, iscrivere o annotare nei pubblici registri i fatti intervenuti in merito ai beni immobili, infatti, è necessario presentare al conservatore il titolo descrivente l’evento giuridico da registrare, con assieme la nota contenente quanto richiesto dalla normativa.
Il modello di nota oggi in uso contiene quattro sezioni:
- sezione A, con i dati del titolo per eseguire la formalità (identificativi dell’atto, autorità emanante…);
- sezione B, con i dati catastali degli immobili;
- sezione C, con gli identificativi dei soggetti;
- sezione D, relativa a eventuali “altre informazioni, non codificabili nelle precedenti sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare nonché le informazioni previste ai fini dell’esecuzione della voltura catastale automatica”.
Il documento di prassi pubblicato dalle Entrate si impegna a risolvere eventuali problematiche che potrebbero sorgere nella compilazione di tale modello dal lato del trattamento dei dati personali. Infatti, la nota potrebbe contenere anche categorie particolari di dati personali, come, ad esempio, informazioni relative alle condanne penali o all’etnia oppure all’orientamento religioso o sessuale.
In dettaglio, la Circolare delle entrate si sofferma sulla corretta compilazione della Sezione D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione, nella cui area libera potrebbero essere incluse informazioni ulteriori e non necessarie ai fini del rispetto dell’obbligo in materia di pubblicità immobiliare.
Le prime tre sezioni, infatti, richiedono la compilazione con dati obbligati, la sezione D è di libera compilazione e le informazioni da inserire sono rimesse alla volontà dell’istante.
Quando si effettua una registrazione nel registro immobiliare, si è tenuti a fornire il titolo, originale o in copia conforme e liberamente consultabile, ma si potrebbe essere spinti, dato il modo in cui il modello è predisposto, ad inserire informazioni aggiuntive non strettamente necessarie alla finalità di registrazione e questo può accadere nel titolo da presentare al Conservatore, come anche nella nota (o domanda, nel caso delle annotazioni); si tratta di informazioni liberamente accessibili, trovandosi in pubblici registri.
E’ doveroso, pertanto, scrive l’Amministrazione finanziaria nell’odierno provvedimento, proteggere la privacy, anche in considerazione del fatto che la procedura di accesso ai pubblici registri è stata semplificata rispetto al passato e che, dunque, molte più persone possono oggi aver accesso a tali informazioni; anche la disciplina in materia di trattamento dei dati personali è cambiata nel corso degli anni; in particolare, con l’entrata in vigore del Regolamento n. 679/2016, il prncipio che impone di trattare dati personali strettamente necessari alla finalità del trattamento, è diventato ancora più stringente.
L’Agenzia, in merito, richiama altresì i principi di “autosufficienza” e “autoresponsabilità” della nota previsti dalla giurisprudenza di legittimità (Cassazione, ordinanza n. 376/2021). Gli ermellini hanno, infatti, precisato che la nota deve riprodurre fedelmente il contenuto del titolo cui si riferisce.
Il richiedente la trascrizione di un atto, è inoltre responsabile verso i terzi di quanto scrive in esso ed è tenuto, pertanto, a predisporre la nota in un certo modo e con un contenuto preciso e chiaro.
L’Amministrazione finanziaria menziona, infine, l’articolo 2674 codice civile nel quale sono descritti i casi in cui il conservatore può rifiutare di accettare le note e i titoli e quelli in cui non deve accettarli.
Tuttavia, il conservatore non può opporsi all’inserimento dei dati, ma è abilitato unicamente ad esprimere dubbi sulla legittimità della trascrivibilità di un atto o dell’iscrizione di ipoteca e nemmeno è autorizzato ad intervenire sui dati inseriti, oscurandoli o modificandoli, agendo in tal modo, verrebbe, infatti, meno al divieto imposto dall’articolo 17, legge n. 52/1985.
Fatte queste premesse e considerazioni, l’Amministrazione finanziaria, quindi, evidenzia che il conservatore non può ritenersi responsabile del contenuto della nota e che è compito di notai, avvocati e di tutti gli altri soggetti che presentano le domande di formalità degli atti immobiliari nei pubblici registri per conto dei loro clienti, fare attenzione nella compilazione della sezione D del modello di nota, chiedersi quali informazioni sono strettamente utili a tale scopo e riportare unicamente quelle strettamente necessarie ai fini di una esatta pubblicità, senza indicazioni ulteriori, eccedenti e non strettamente connesse con lo scopo della pubblicità immobiliare.