Con il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 17 aprile, Prot. n. 198619/2024, è stato emanato il Modello, con le relative istruzioni, per la comunicazione di cessazione dell’incarico di tenuta delle scritture e dei documenti contabili da parte degli ex depositari. Tale comunicazione può essere trasmessa solo a partire dalla scadenza del termine concesso al depositante per comunicare l’avvenuta variazione.
Come previsto dall’articolo 35, comma 3-bis, del D.P.R. n.633/1972 (decreto IVA), introdotto dall’articolo 4 del D.Lgs. 1/2024, in caso di variazione del luogo in cui sono tenute e conservate le scritture contabili, a seguito della cessazione dell’incarico, il depositario cessato deve effettuare l’apposita comunicazione qualora non vi abbia già provveduto il contribuente titolare.
Testualmente il citato comma 3-bis recita: “Nel caso di variazione del luogo in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti ….., se il contribuente ha affidato a terzi l’incarico di tenuta e conservazione dei predetti libri e documenti e non provvede, in caso di cessazione del relativo incarico, alla presentazione della dichiarazione di cui al comma 3, nei successivi sessanta giorni dalla scadenza del termine ivi previsto il depositario avvisa il contribuente, mediante posta elettronica certificata o lettera raccomandata con avviso di ricevimento, che comunicherà all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico. Il depositario, assolto l’onere comunicativo di cui al precedente periodo, entro i medesimi sessanta giorni provvede all’invio di tale comunicazione all’Agenzia delle entrate. A decorrere dalla data di invio di quest’ultima comunicazione, il luogo di conservazione si presume coincidere con il domicilio fiscale del contribuente. Con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate, da emanarsi entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore della presente disposizione, è approvato il modello della comunicazione di cui al primo periodo e sono definite le relative modalità di trasmissione telematica alla medesima Agenzia. La comunicazione di cui al primo periodo è resa disponibile al soggetto passivo nella propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate”.
In conformità a tali prescrizioni è stato approvato, con il Provvedimento del 17 aprile, il Modello con le relative istruzioni, ai fini della compilazione, per la “Comunicazione di cessazione incarico di depositario di libri, registri, scritture e documenti”.
Tale comunicazione deve essere predisposta e trasmessa dal depositario esclusivamente mediante la procedura web resa disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate, qualora il cliente depositante non abbia già provveduto alla variazione. Essa può essere effettuata esclusivamente dopo aver informato il cliente inadempiente, tramite posta elettronica certificata o lettera raccomandata con avviso di ricevimento.
Nel Modello occorre indicare:
- il codice fiscale e i dati anagrafici del depositario cessato;
- la partita IVA del depositante e la data di cessazione dell’incarico di depositario;
- la modalità con cui il depositante è stato preventivamente informato dal depositario dell’intenzione di comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico, l’indirizzo di recapito e la data di invio della comunicazione;
- la data di sottoscrizione e la firma.
L’Agenzia effettuerà i controlli formali sulla correttezza e la congruenza delle informazioni ivi contenute e, in caso di esito positivo, rilascierà un’attestazione di avvenuta cessazione dell’incarico di depositario.
A decorrere dalla data di rilascio della menzionata attestazione, il luogo di conservazione dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti contabili si presume coincidere con il domicilio fiscale del cliente depositante.
La comunicazione e l’attestazione saranno messe a disposizione del depositario e del cliente depositante nelle rispettive aree riservate del sito internet dell’Agenzia.
Un apposito avviso, pubblicato sul sito internet dell’Agenzia, renderà nota la data di disponibilità della procedura web; da tale data potranno essere trasmesse anche le comunicazioni riferite alle cessazioni di incarico avvenute dal 13 gennaio 2024.
Nell’ambito della procedura e nel rispetto della privacy, il Provvedimento fa presente che l’Agenzia assume il ruolo di Titolare del trattamento, avvalendosi del partner tecnologico Sogei SpA, al quale è affidata la gestione del sistema informativo dell’Anagrafe tributaria, designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
I dati oggetto di trattamento saranno:
- i dati anagrafici del depositario che effettua la comunicazione;
- i dati anagrafici (Partita IVA) del cliente depositante i libri, i registri, le scritture e i documenti sopra indicati;
- i dati relativi ai recapiti (posta elettronica certificata o indirizzo fisico) ai quali il depositario ha inviato il preventivo avviso dell’intenzione di comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico.
L’Agenzia conserverà i dati oggetto del trattamento per il tempo necessario per lo svolgimento delle proprie attività istituzionali di accertamento.